İngilizce kibar hatırlatma maili: yanıt ve dosya isteme örnekleri
İlk hatırlatma, geçen son tarih ve acil talep için açık İngilizce e-postalar. Suçlayıcı ton yerine bağlam, istek ve tarih kullanın.
Kısa yanıt
Nazik bir hatırlatmada önce önceki mesajı veya işi belirtin, ardından tek bir açık istek ve gerekiyorsa son tarih yazın. I’m following up on… bağlamı kurar; Could you send…? isteği belirtir. Gentle reminder tek başına alıcının ne yapacağını açıklamaz.
İlk hatırlatma: mesajı yeniden buldurun
Yanıt alamadığınızda You haven’t replied gibi bir suçlama yerine, mesajın konusunu hatırlatın. Yeni bir konu açmanız gerekmiyorsa aynı e-posta zincirinden yanıtlamak önceki bilgileri görünür tutar. Her iş için aynı bekleme süresi doğru değildir; önceden kararlaştırılmış süreyi, aciliyeti ve iş günlerini dikkate alın.
‘Kindly revert ASAP’ gibi belirsiz bir kalıp yerine hangi bilgiyi istediğinizi söyleyin. ASAP alıcının sizin aciliyetinizi tahmin etmesini gerektirir. Gerçek bir son tarih varsa tarih ve saati yazmak daha açıktır.
Subject: Follow-up: delivery date for order 482 Hi Alex, I’m following up on my email about order 482. Could you confirm the expected delivery date? We need the update to finalise next week’s schedule. Thank you, Deniz
Konu: Takip: 482 numaralı siparişin teslim tarihi Merhaba Alex, 482 numaralı sipariş hakkındaki e-postamı takip etmek için yazıyorum. Beklenen teslim tarihini teyit edebilir misiniz? Gelecek haftanın programını tamamlamak için bu bilgiye ihtiyacımız var. Teşekkürler, Deniz
Açıklama: Sipariş numarası bağlamı, teyit isteği eylemi, son cümle gerekçeyi veriyor.
Son tarih geçtiyse olguyu ve etkisini yazın
Daha kararlı bir ton nazik olmakla çelişmez. The report was due yesterday bir olgudur. You always ignore our deadlines ise kişiye yönelik genellemedir. Önceki anlaşmayı, iş üzerindeki etkisini ve yeni isteği belirtin.
Alıcının hemen tamamlayamayabileceği bir işte güncel tahmini de isteyin. Böylece ‘evet/hayır’ yerine planlama yapabileceğiniz bir yanıt alırsınız. Verdiğiniz saatin hangi saat dilimine ait olduğunu uluslararası ekiplerde açıkça yazın.
The report was due yesterday, and we need it to complete the review. Could you send it by 3 p.m. Türkiye time today? If that is not possible, please let me know when it will be ready.
Raporun dün teslim edilmesi gerekiyordu ve incelemeyi tamamlamak için rapora ihtiyacımız var. Bugün Türkiye saatiyle 15.00’e kadar gönderebilir misiniz? Bu mümkün değilse ne zaman hazır olacağını lütfen bildirin.
Gentle, just ve kindly anlamın yerine geçmez
Just a gentle reminder… bir giriş olarak kullanılabilir. Ancak ardından hangi dosya, karar veya tarih hakkında yazdığınız gelmelidir. Her cümleye just, please ve kindly eklemek metni daha nazik yapmaz; gereksiz uzatabilir veya üstü kapalı bir sitem gibi durabilir.
Could you…? nazik bir istektir, ama istenen iş gerçek bir zorunluluksa bunu gizlemeyin. We need your approval before we can proceed açık bir bağımlılık anlatır. İsteği yumuşatırken işin önemini kaybetmeyin. ‘At your earliest convenience’ ile aynı cümlede katı bir ‘today at 3’ son tarihi vermek de karışık mesaj oluşturabilir.
| Belirsiz veya sert | Daha açık seçenek |
|---|---|
| Please revert ASAP. | Could you confirm the date by Thursday? |
| You still haven’t sent it. | I’m following up on the revised invoice. |
| This is urgent!!! | We need the file today to complete the submission. |
| Do the needful. | Please approve the updated budget. |
Göndermeden önce üç kontrol
İlk olarak istediğiniz işin alıcıya ait olduğundan emin olun. İkinci olarak belge veya önceki mesajı kolay bulunur hâle getirin. Üçüncü olarak son tarihin gerçekçi ve gerekçeli olduğunu kontrol edin. Herkesi CC’ye eklemek veya yöneticiyi kopyaya almak bir dil bilgisi tercihi değil, iş ilişkisi kararıdır.
Bir AI aracıyla tonu düzenlerseniz sonucu yeniden okuyun. Araç sizin yazmadığınız bir özür, vaat veya tarih ekleyebilir. ‘Bugün bitirilecek’ gibi taahhütleri yalnızca gerçekten yetkiliyseniz verin. Dilin düzgün olması, kurum adına doğru sözü verdiğiniz anlamına gelmez.
Kendiniz deneyin
Önce kendi yanıtınızı düşünün, sonra yanıtı ve açıklamayı açın. Yazma görevlerinde verilen cümle tek mümkün yanıt değildir.
1. ‘Send the invoice ASAP’ cümlesini, perşembe 14.00 Türkiye saati son tarihiyle nazik ve açık yazın.
Yanıtı ve açıklamayı göster
Could you send the invoice by 2 p.m. Türkiye time on Thursday?
Açık nesne, nazik soru ve anlaşılır son tarih var.
2. Raporun eski son tarihi geçti. Tamamlanamıyorsa yeni süre bilgisini isteyen bir cümle ekleyin.
Yanıtı ve açıklamayı göster
If that is not possible, please let me know when the report will be ready.
Alıcıya planlama için yararlı bir alternatif yanıt yolu açılır.
Kendi cümlenize uygulayın
Bu konuyla ilgili bir İngilizce cümle yazın. Ücretsiz web aracındaki öneriyi kendi anlamınızla karşılaştırın; çevrimiçi AI açıklamaları İngilizcedir.
Kaynaklar ve ileri okuma
Örnekler bu rehber için hazırlanmıştır. Kural ve kullanım ayrıntılarını aşağıdaki kaynaklarla karşılaştırabilirsiniz.
Bir hata fark ettiniz mi? Sayfa adresi ve örnekle düzeltme talebi gönderin.