Office Email in English: Phrases और Templates
छोटा जवाब: professional email का फ़ॉर्मूला एक ही है — greeting → मक़सद की एक line → request या update → closing। नीचे हर हिस्से के ready phrases दिए हैं, बासी phrases जैसे Please do the needful के modern विकल्प बताए हैं, और आख़िर में दो पूरे templates हैं जो आप copy करके अभी use कर सकते हैं।
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Greeting: कब कौन-सी
Email की पहली line से ही reader को लगता है कि आप professional हैं या नहीं। Greeting का rule simple है — जितना formal मौक़ा, उतना formal greeting। और जब doubt हो, एक step ज़्यादा formal लें:
| Greeting | कब use करें |
|---|---|
| Dear Mr. Sharma, | Formal — client, senior, interviewer, पहली बार लिख रहे हैं |
| Dear Ms. Rao, | Same, महिला के लिए — नाम पता हो तो Ms. ही लिखें (married/unmarried मत सोचें) |
| Hi Priya, | रोज़ के colleagues, जिनसे आप chat में भी बात करते हैं |
| Hello Team, | पूरे group या department को email |
| Hi everyone, | Team के लिए थोड़ा casual टोन |
Request करने के phrases
कुछ माँगना है तो request में तीन चीज़ें होनी चाहिए — polite शुरुआत, साफ़ बात, और (हो सके तो) deadline। ये phrases बार-बार काम आएँगे:
| Phrase | कब use करें |
|---|---|
| Could you please send me the updated file? | Standard polite request — ज़्यादातर मौक़ों पर यही |
| Would it be possible to extend the deadline by two days? | बड़ी या मुश्किल request — एक step और polite |
| I would appreciate it if you could review the draft. | Senior या client के लिए — बहुत formal |
| Could you please look into this by Friday? | Polite request + साफ़ deadline |
| Let me know if you need anything else from my side. | Request के बाद जोड़ने की line — cooperative दिखाती है |
ध्यान दें — सारे phrases सवाल के रूप में हैं (Could you...? / Would it be...?)। English office culture में हुक़्म (Send me the report) की जगह सवाल पूछना ही politeness है, भले आप उस person के senior हों।
Follow-up के phrases
Email भेजा, जवाब नहीं आया — अब याद दिलाना है, पर चिढ़ाना नहीं है। Follow-up की golden rule: बग़ैर आरोप के, छोटा और specific:
| Phrase | कब use करें |
|---|---|
| Just following up on my email from Monday. | सबसे common follow-up opening — हल्का और polite |
| I wanted to check in on the status of the invoice. | किसी काम की progress पूछने के लिए |
| I wanted to circle back on this — do you have any updates? | दूसरा follow-up — थोड़ा बदलकर पूछें ताकि copy-paste न लगे |
| Gentle reminder about the meeting tomorrow at 10. | Meeting या deadline की याद दिलाने के लिए |
| Please let me know if this got buried in your inbox. | आरोप मुक्त अंदाज़ में जवाब माँगने की smart line |
बासी phrases जो अब नहीं लिखते
ये phrases भारत के offices में आज भी चलते हैं, पर international English में या modern Indian companies में यह पुराने ज़माने का style लगता है — और कई बार मतलब भी साफ़ नहीं होता। एक-एक करके fix देखिए:
① "Please do the needful"
समस्या: "needful" क्या है, reader को पता ही नहीं चलता — यह phrase कोई काम नहीं बताता। → Could you please take care of this? या बेहतर, ख़ुद बता दें: Could you please approve the invoice by Wednesday?
② "Revert back"
समस्या: English में revert का मतलब है पीछे लौट जाना — जवाब देना नहीं। और revert + back फिर से double। → सीधा Reply या Could you please reply by today? International email में "I will revert" बोलने पर सामने वाला भ्रमित हो जाता है।
③ "Kindly do the same"
समस्या: "do the same" — कौन-सा same? यह भी vague है और "kindly" की बार-बार use अब पुराने ज़माने की लगती है। → Thank you for your help या request को दोबारा साफ़ लिखें: Please confirm the booking.
④ "Attached herewith please find"
समस्या: legal document जैसी भाषा, जो आज किसी को समझ नहीं आती। → I've attached the report या Please find the report attached. छोटा और सीधा — बस इतना।
यही pattern सारे emails में चलता है — जितनी छोटी और साफ़ बात, उतना professional impression। ऐसी ही आम ग़लतियों की पूरी list हमारे Hindi speakers की common English mistakes वाले article में है।
Closing: कैसे ख़त्म करें
Email के अंत में आख़िरी बात, एक line का closing, और नाम। Closing की गड़बड़ सबसे जल्दी पकड़ी जाती है, क्योंकि वही सबसे नीचे बड़े अक्षरों में दिखती है:
| Closing | कब use करें |
|---|---|
| Best regards, | All-rounder — client, senior, किसी को भी। यही default रखें |
| Kind regards, | Best regards जितना ही — formal emails के लिए बिल्कुल सही |
| Thanks, | रोज़ के colleagues, छोटे requests — friendly और common |
| Thank you, | Thanks से थोड़ा formal — request के बाद अच्छा लगता है |
| Warm regards, | जिससे अच्छा rapport बन चुका है — थोड़ा गर्मजोशी वाला टोन |
दो ready templates
दो सबसे ज़्यादा लगने वाले emails — leave request और project status update। नाम, तारीख़ें और details बदलकर सीधे use करें।
Template 1: Leave request email (छुट्टी की request)
Subject:
Leave request — 14 and 15 October
Greeting:
Dear Mr. Sharma,
मक़सद की line:
I would like to request leave on 14 and 15 October for a family function.
ज़रूरी details:
I have completed the monthly report in advance, and Rahul will handle any urgent queries while I'm away.
Closing line:
Please let me know if this works, or if you'd like to discuss it.
Sign-off:
Thank you,
Priya Verma
हिंदी explanation: इस email की ताक़त तीसरी line है — आपने पहले से काम पूरा करके cover भी तय कर दिया। बस इतना बताने से manager को मना करने की वजह नहीं बचती।
Template 2: Project status update email
Subject:
Weekly update — Website redesign project
Greeting:
Hi everyone,
पूरा हुआ काम:
Here's a quick update on the project. This week, we completed the homepage design and got client approval on the color scheme.
अगला काम:
Next week, we'll start building the product pages.
दिक़्क़त (अगर हो):
One thing to flag — we're still waiting on the product photos from the client, which may affect the timeline.
Closing line:
Happy to discuss any of this in our Monday meeting.
Sign-off:
Best regards,
Amit Kumar
हिंदी explanation: "One thing to flag" एक बहुत useful office phrase है — बिना डराए दिक़्क़त politely बताने का तरीक़ा। दिक़्क़त छुपाने से बेहतर है कि जल्दी बता दें, ताकि सब तैयार रहें। Interview English की तैयारी भी करनी हो तो हमारा Job interview English guide देखें।
Quick quiz: सही line चुनें
चार सवाल — हर एक में professional English वाली line चुनें और explanation देखें।
1Client को पहली बार email लिख रहे हैं — greeting कौन-सी सही है?जवाब देखें
2किसी से report माँगने की professional line:जवाब देखें
3पुराने email का follow-up करना है — सही opening:जवाब देखें
4Formal email का सही closing:जवाब देखें
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
Email का reply कितनी देर में देना चाहिए?
Office hours में 24 घंटे के अंदर standard माना जाता है — ज़्यादातर लोग same day में reply करते हैं। अगर पूरा जवाब अभी नहीं दे सकते, तो छोटा reply भेज दें: "Got it — I'll get back to you with details by tomorrow." चुप रहना सबसे बुरा option है। छुट्टी या weekend पर आया email तो auto-reply में बता दें कि कब जवाब मिलेगा।
CC में किसे डालना चाहिए?
सिर्फ़ वे लोग जिन्हें इस बात की जानकारी रखनी ज़रूरी है — जैसे आपका manager या relevant team। CC में सबको डालने से email "reply-all" तूफ़ान बन जाता है और लोग आपके emails ignore करने लगते हैं। जिसे काम करना है वो To में, जिसे बस ख़बर रखनी है वो CC में — और जिसे दिखाना नहीं है वो BCC में।
कब informal email लिखना ठीक है?
जब दूसरा person ख़ुद informal लिखने शुरू करे — "Hi", छोटे sentences, emojis। तब आप भी "Hi Priya" और "Thanks!" लिख सकते हैं। पर client, interviewer और senior से शुरुआत हमेशा formal करें — informal होने का फ़ैसला ऊपर वाला करता है, आप नहीं। Doubt हो तो formal ही रहें, कोई ने formal email पर बुरा नहीं माना।
Professional email = greeting → मक़सद → request/update → closing। Requests सवाल बनकर पूछें (Could you please...), follow-up बिना आरोप के (Just following up on...)। "Do the needful", "revert back", "kindly do the same" — ये बासी phrases छोड़कर साफ़ और specific लिखें। Default closing: Best regards। और 24 घंटे के अंदर reply — अभी पूरा जवाब न हो तो छोटा reply तो भेजिए।
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